EY

EY nous a demandé de réfléchir à leur intranet Institutionnel présentant l’ensemble des services et outils à disposition des collaborateurs.

EY est l'un des plus importants cabinets d'audit financier et de conseil au monde. Membre du Big Four, il est le troisième réseau mondial en termes de chiffre d'affaires en 2017. Son activité s’organise autour de 4 grands pôles : l’audit, le conseil (marketing & innovation, performance financière, performance opérationnelle, systèmes d'information), le droit et la fiscalité et les transactions. En France, l’entreprise compte 4 500 employés répartis dans 15 bureaux sur le territoire.

Le Projet

EY nous a demandé de réfléchir à leur intranet Institutionnel présentant l’ensemble de services et outils à disposition des collaborateurs. L’idée étant de faciliter l’intégration et les opérations métiers. Conjointement avec le service Communication d’EY nous avons mis en place un guichet d’accès unique à l’ensemble des outils. Au final, il fallait informer l’utilisateur et l’accompagner avec ce nouvel outil dans cette nouvelle organisation.

Le défi

Mettre en place une approche « de bout en bout » : conception centrée utilisateur puis quasi conjointement conception fonctionnelle, réalisation graphique et technique de l’intranet. Et pour finir, saisie des contenus et adhésion des utilisateurs.

Notre Expertise

Dès le début du projet, nous avons mis en place une méthodologie centrée utilisateurs comprenant des processus itératifs organisés en plusieurs étapes :

 

Phase d’analyse

Compréhension des attentes des utilisateurs finaux et alignement avec la stratégie de l’entreprise.

 

Phase de conception

En fonction des besoins relevés, conception d’une organisation globale puis conception de l’application et de son interface. Conception technique de l’application.

 

Phase d’évaluation

Une fois les prototypes finalisées évaluation finale par les utilisateurs. En fonction, modifications et ajustements.

 

Phase de développement et déploiement

Les phases de développement commencent en fonction du cahier des charges originel et des besoins relevés dans les phases de conception. L’intranet est déployé, testé et publié.

 

Phase d’évaluation globale et accompagnement des utilisateurs

Au final, l’intranet est présenté aux utilisateurs et des formations dédiées leurs sont proposées pour une meilleure adoption.

Le déroulement

Ce projet représente 200 jours/homme et repose sur des technologies SharePoint et Office 365 déjà présentes dans l’entreprise. Il a été découpé en plusieurs lots et séquencés en fonction de la deadline finale de diffusion. Les phases d’évaluations étant des phases « critiques » par rapport aux objectifs de publication finale.

Les challenges relevés

Un projet « critique »

Il est toujours compliqué de faire évoluer les habitudes des utilisateurs. Une application peut-être techniquement et ergonomiquement « moyenne », si chacun la maîtrise, on préfère ne pas en changer. Les méthodes de conception centrées utilisateur, en plus de répondre au plus prêt à un besoin fonctionnel, entraîne mécaniquement l’adhésion des utilisateurs finaux quant au changement.

Une médiation essentielle

Si l’intention est louable, il faut rester dans une approche pragmatique. Si les phases d’évaluations permettent de corriger les erreurs, elles peuvent impliquer aussi un dépassement du budget global. Il faut donc trouver des terrains de conciliation possible quand un problème bloquant apparaît.

Oublier le socle technologique

EY était déjà équipé en technologies Microsoft. Il était donc logique de s’appuyer sur l’existant pour proposer des solutions techniques simples et faciles à utiliser. On donne, dans ce contexte, la priorité à la conception centrée sur l’utilisateur et on doit oublier la difficulté technique.

Notre Concept Final

L’intranet EY a connu un vrai succès du fait sa conception graphique axée sur le visuel et l’accès facile aux outils disponibles. Cette interface en plus de reposer sur des standards ergonomiques, s’inscrit dans le look and feel « global » de l’entreprise et dans ses critères de charte graphique essentiels à la pérennisation de son image de marque.

Notre Concept Final