Systra

Ce grand groupe international nous a demandé de les aider à créer, implémenter et déployer un outil qui soit le plus proche de leurs besoins réels en communication.

Comment créer un intranet rapidement et pour un budget dimensionné ?

Systra est un groupe international d’ingénierie et de conseil dans le domaine de la mobilité, présent notamment sur les transports urbains et les transports ferroviaires. La RATP et la SNCF font partie des actionnaires.

Le Projet

Dans le cadre de son expansion, Systra nous a demandé de créer son intranet groupe. Cet intranet devait permettre à l’ensemble des filiales et bureaux de communiquer plus facilement entre eux. Dans les prérequis, il fallait pouvoir « profiler » les infos en fonction des pays sachant que Systra est présent dans 80 pays.

Le défi

Comment faire pour créer un intranet qui s’appuie sur l’existant, qui le fasse évoluer sans un arrêt complet des échanges minimum nécessaires à la vie de l’entreprise ? Powell 365 dans ce contexte semblait un choix intéressant et logique.

Notre Expertise

Après une phase d’étude et d’appropriation du projet pendant laquelle nous avons essayé de comprendre les besoins réels de notre client, nos ux ont travaillé sur un zoning et des wireframes. Après une validation par les utilisateurs, nous avons implémenté via Powell 365, l’intranet final. Powell 365 est une solution intranet intégrée qui transforme l'expérience utilisateur et optimise la communication, la collaboration et la productivité des entreprises.

 

Etude et analyse de l’existant

Dans cette première phase de travail, il faut garder l’esprit ouvert et savoir poser les bonnes questions et essayer de comprendre comment les équipes de Systra travaillent.

 

Réflexion et accompagnement

A ce stade, il faut mettre autour de la table les utilisateurs et avec eux déterminer les attentes réelles, les freins et les dangers d’un tel projet. On décide ensemble d’une feuille de route.

 

Proposition d’une solution

Suite au précédent atelier une résolution technique est retenue. Nos spécialistes proposent un certain nombre d’adaptations pour pouvoir répondre complétement à la demande des utilisateurs.

 

Intégration, développement, publication et tests

Les UX, UI travaillent puis les intégrateurs Front end et les développeurs prennent le relai. Suit une période de tests et d’ajustement avant publication finale. L’intranet est enfin présenté « officiellement » à ses utilisateurs.

Le déroulement

Ce projet représente au final 90 jours de travail/homme et repose sur des technologies SharePoint, Powell 365, Office 365. Le projet a été découpé en plusieurs lots d’une durée variable. En amont, pour les phases de conception, nous avons fait appel à des spécialistes

Pour accompagner Systra lors d’ateliers dédiés. Une équipe projet a été créé pour les phases de développement, d’intégration et d’implémentation.

Les challenges relevés

Un impératif de temps

Traditionnellement la création d’un intranet est forcément chronophage et impose (souvent) de partir de rien. Ici, il fallait faire avec un existant et construire quelque chose qui réponde à un cahier des charges.

Être à l’écoute des utilisateurs

M’objectif était de créer un outil adapté et utilisables par un grand nombre d’utilisateurs ayant une maturité numérique différente. Il fallait donc comprendre les besoins réels de chacun. Comme chaque fois nous avons utilisé des méthodologies centrées sur l’utilisateur.

Construire le bon budget

Tout en étant pertinent et en répondant précisément à une demande complexe nous devions proposer un budget juste et abordable. Il fallait donc dimensionner chaque phase de travail au plus juste sans excès mais en prévoyant les impondérables.

Notre Concept Final

Beau, sobre et rentrant dans la charte de l’entreprise, cet intranet prend en compte l’usage au quotidien de ce type d’interface. Il fallait donc créer un design qui respire mais qui propose un petit supplément d’âme visuel à son utilisateur. Le look and feel de cette application a été longuement travaillé pour répondre à ces contraintes particulières. Tout a été également prévu pour pouvoir la faire évoluer graphiquement et visuellement et s’adapter aux futures contraintes de refontes graphiques.

Notre Concept Final